الضوابط والتدقيق
الفصل بين الصلاحيات في اعتماد المصروفات
الفصل بين الصلاحيات في اعتماد المصروفات يعني ألّا يكون من يعتمد الإنفاق هو من يدفعه أبدًا. ويفرض تريكسو ذلك بسلسلة موافقات من ثلاثة مستويات: المدير المباشر ورئيس القسم والمالية، ودورٍ منفصل للحسابات الدائنة يُفرج عن الدفع ولا يستطيع الاعتماد. وتريكسو من بناء سوليو، استوديو منتجات في دبي.
ما الفصل بين الصلاحيات، ولماذا يسأل عنه المدققون؟
الفصل بين الصلاحيات يقسّم المعاملة بحيث لا يستطيع شخص واحد أن يحملها من أولها إلى آخرها بمفرده. وفي المصروفات يعني ذلك أن اعتماد المطالبة والإفراج عن المال شخصان مختلفان بصلاحيتين مختلفتين. ويسأل المدققون عنه أولًا لأنه الضابط الذي يجعل معظم الاحتيال في المصروفات يتطلب تواطؤًا لا مجرد فرصة، ولأنه الأكثر غيابًا في المؤسسات التي تجاوزت جدول بياناتها دون أن تنتبه.
كيف يفصل تريكسو الاعتماد عن الدفع؟
يحمل تريكسو ستة أدوار، والحسابات الدائنة أحدها. فالمطالبة تُعتمد صعودًا في السلسلة عبر المدير المباشر ورئيس القسم والمالية، وعندها فقط تصبح مستحقة الدفع. ويستطيع دور الحسابات الدائنة رؤية ما اعتُمد ودفعه، ولا يستطيع اعتماد شيء بنفسه. ولأن القدرتين دوران منفصلان لا خانتا اختيار في دور واحد، يصمد الفصل أمام ترقية أحدهم أو تغطيته لزميل أو التحاقه في منتصف السنة.
ماذا يُظهر أثر التدقيق فعلًا؟
يحمل كل طلب في تريكسو خطًا زمنيًا ظاهرًا للموافقات: من قدّمه، ومن اعتمده في كل مستوى، ومتى، ومن أفرج عن الدفع. ويُسجَّل التفويض بوصفه تفويضًا لا بوصفه المدير الغائب يتصرف بنفسه، وهذا مهم لأن مشاركة بيانات الدخول هي الطريقة المعتادة التي يكفّ بها الفصل بين الصلاحيات عن كونه حقيقيًا. والأثر هو ما يُعرَض على المدقق، فصُمّم ليقرأه من لم يكن حاضرًا.
لمحة سريعة
- أدوار الاعتماد
- المدير المباشر، ورئيس القسم، والمالية
- دور الدفع
- الحسابات الدائنة، منفصل، ولا يستطيع الاعتماد
- مجموع الأدوار
- ستة
- التفويض
- يُسجَّل بوصفه تفويضًا لا بوصف الغائب هو من تصرّف
- الدليل
- خط زمني ظاهر للموافقات لكل طلب، قابل للتصدير إلى PDF
- ضوابط السياسة
- سياسات إنفاق لكل فئة في خطة الأعمال وما فوقها
أسئلة يطرحها الناس
هل يمكن أن يجمع شخص بين دور الاعتماد والحسابات الدائنة؟
ذلك يُبطل الضابط، وهو الإعداد الذي ينبغي تجنبه. والأدوار موجودة منفصلة في تريكسو تحديدًا لتستطيع المؤسسة إسنادها إلى أشخاص مختلفين وإثبات أنها فعلت. أما في فريق مالي صغير يؤدي فيه الشخص نفسه المهمتين فعلًا، فالجواب الصادق أن المؤسسة لا تملك فصلًا بين الصلاحيات، ولا يستطيع برنامج أن يخلقه بإعادة التسمية.
إلى أي حدٍّ يجب أن تصغر الشركة حتى يكفّ هذا عن الأهمية؟
يبدأ الأمر بالأهمية فور أن ينفق مال الشركة شخص غير مالكها، وذلك عادةً قبل أن يلتفت إليه أحد بوقت طويل. وما يتغير مع الحجم ليس الحاجة إلى الضابط بل توفّر عدد كافٍ من الأشخاص لتشغيله، وفريق مالي من خمسة أشخاص يستطيع مع ذلك أن يفصل الاعتماد عن الدفع بين فردين.
هل يمنع تريكسو أحدهم من اعتماد مطالبته؟
تصعد المطالبة في سلسلة اعتماد بدءًا من مقدّمها، فالمسار المعتاد لا يعيد الطلب إلى صاحبه أبدًا. ومع دور الدفع المنفصل، فإن قيام فرد واحد بتقديم مطالبة واعتمادها ودفعها ليس مسارًا يتيحه النظام.
ما الدليل الذي يمكن تسليمه للمدقق؟
خط الموافقات الزمني على كل طلب، يُظهر تسلسل المعتمِدين والأوقات وأي تفويض ساري المفعول وخطوة الدفع، قابلًا للتصدير إلى PDF. ويحمل تريكسو كذلك تقارير الميزانية مقابل الفعلي، فتُتتبَّع العينة التي يختارها المدقق من التفويض حتى الدفع دون مغادرة النظام.
هل يدعم تريكسو الدخول الموحّد لضبط الأدوار؟
نعم، في خطة المؤسسات: SAML 2.0 ومايكروسوفت إنترا وجوجل. وهذا مهم للفصل بين الصلاحيات لأنه يتيح معالجة الالتحاق والانتقال والمغادرة في مزوّد الهوية بدل تذكّرها منفصلةً في نظام المصروفات، وهناك تتراكم الصلاحيات القديمة عادةً.