قبل الرحلة
تفويض السفر قبل الحجز لا بعده
سير عمل تفويض السفر يعتمد الإنفاق قبل حجز الرحلة بدل تعويضه بعدها. ويُمرّر تريكسو طلب تفويض السفر صعودًا في سلسلة من ثلاثة مستويات: المدير المباشر ورئيس القسم والمالية، ثم يربط مطالبة المصروفات اللاحقة بما جرى تفويضه. وتريكسو من بناء سوليو، استوديو منتجات في دبي.
لماذا يُعتمد السفر قبل حجزه؟
لأنه بعد الرحلة لا يبقى قرار يُتخذ. فالمطالبة عن رحلة طيران تمت وفندق نام فيه صاحبها يمكن الاعتراض عليها، لكن لا يمكن رفضها واقعيًا، فيصبح الاعتماد اللاحق إجراءً شكليًا يولّد أوراقًا دون أن يضبط إنفاقًا. أما التفويض المسبق فينقل القرار إلى اللحظة الوحيدة التي يستطيع فيها تغيير النتيجة، ويمنح المالية رؤية أمامية للتكلفة الملتزَم بها بدل رؤية خلفية.
ماذا تفعل سلسلة الموافقات ذات المستويات الثلاثة؟
يذهب الطلب في تريكسو إلى المدير المباشر، وهو من يعرف إن كانت الرحلة ضرورية؛ ثم إلى رئيس القسم، وهو من يعرف إن كانت تتسق مع خطة القسم؛ ثم إلى المالية، وهي من تعرف إن كانت الميزانية تحتملها. وكل مستوى يجيب عن سؤال مختلف، ولهذا فدمجها في معتمِد واحد يُفقد الضابط لا يبسّطه. والسلسلة قابلة للضبط عبر مصفوفة المعتمِدين في لوحة الإدارة.
كيف يمنع تريكسو تعطّل السلسلة؟
الضابط الذي يعرقل العمل يُلتفّ حوله، لذا يجعل تريكسو كل خطوة زهيدة. فالموافقات يمكن تنفيذها من رابط مباشر في البريد دون فتح التطبيق، ويستطيع المعتمِدون تفويض طوابيرهم أثناء غيابهم، ويمكن تنفيذ الموافقات دفعةً واحدة. وتحطّ كل خطوة على خط زمني ظاهر للموافقات، فالطلب المتوقف يكون متوقفًا لدى شخص بعينه بشكل ظاهر لا ضائعًا.
لمحة سريعة
- مستندان
- طلب تفويض سفر قبل، ومطالبة مصروفات بعد، مرتبطان
- مستويات الاعتماد
- المدير المباشر، ورئيس القسم، والمالية
- الدفع
- دور منفصل للحسابات الدائنة لا يعتمد الطلبات
- الأدوار
- ستة، قابلة للضبط لكل مؤسسة
- بعيدًا عن المكتب
- موافقات عبر رابط بريدي، وتفويض، وإجراءات مجمّعة، وتصميم يبدأ من الهاتف
- أثر التدقيق
- خط زمني ظاهر للموافقات على كل طلب
- التسعير
- من 6 دولارات لكل مستخدم شهريًا، وتجربة 14 يومًا دون بطاقة
أسئلة يطرحها الناس
ما طلب تفويض السفر؟
طلب تفويض السفر مستند يُقدَّم قبل الرحلة يبيّن الغرض والوجهة والتواريخ والتكلفة التقديرية، ويطلب الموافقة على الالتزام بذلك الإنفاق. وهو الطرف المقابل في العملية لمطالبة المصروفات، التي تُبلّغ عمّا أُنفق فعلًا بعد انتهاء الرحلة.
هل يمكن تغيير سلسلة الاعتماد لكل قسم؟
نعم. تحمل لوحة الإدارة مصفوفة معتمِدين، فتختلف المسارات التي يمر بها الطلب باختلاف القسم وشكل المؤسسة. ويستطيع عملاء المؤسسات المضيّ أبعد بسلاسل اعتماد مخصّصة بالكامل.
ماذا لو تجاوزت التكلفة الفعلية ما جرى تفويضه؟
لأن المطالبة مرتبطة بالتفويض، يظهر الفارق عند مراجعة المطالبة لا عند تسوية نهاية الشهر. وهذه هي القيمة العملية لتشغيل النصفين في نظام واحد: فالمراجِع يقارن برقم وافقت عليه المؤسسة سلفًا، لا بذكرى عنه.
هل يتعامل تريكسو مع السُّلف النقدية للسفر؟
نعم، في خطة الأعمال وما فوقها. والسُّلف النقدية مهمة في هذه المنطقة، حيث قد يكون من المعقول أن يُعطى الموظف المسافر أسبوعين مالًا مقدَّمًا بدل أن يُطلب منه تحمّل التكلفة شخصيًا ثم استردادها لاحقًا.
هل يمكن استخدام تريكسو على الهاتف؟
بُني تريكسو بمنهج يبدأ من الهاتف، وهو التصميم المعقول الوحيد لمنتج مستخدموه مسافرون بحكم التعريف. والموافقات على وجه الخصوص مصمّمة لتُنفَّذ من الهاتف، بما في ذلك من رابط مباشر في البريد دون تسجيل دخول.